Chatfunktionen

Nach der generellen Übersicht der Inbox im letzten Artikel geht es hier vor allem darum, wie Nachrichten in Mateo möglichst effektiv verwaltet und bearbeitet werden können. Dafür gibt es einige Funktionen, die sich über das komplette Chatfenster erstrecken.

Im oberen Abschnitt findest du zunächst ganz links die Informationen zum Nachrichtenkanal, auf dem die Konversation stattfindet, sowie den Namen und die Telefonnummer oder Mailadresse des Kontaktes.

Direkt darunter wird die verbleibende Sitzungszeit angezeigt - bei Mails gibt es hier keine Einschränkungen, bei WhatsApp gilt das 24 Stunden Fenster. Hat der Kontakt innerhalb der letzten 24 Stunden geschrieben, wird hier die verbleibende Sitzungszeit aufgeführt, ist diese abgelaufen, ist dies durch einen roten Punkt markiert.

Neben der Sitzungszeit siehst du dann, in welchem Postfach sich die Konversation aktuell befindet. Dieses kannst du auch jederzeit ändern, indem du hier klickst und ein anderes Postfach auswählst.

Gleiches gilt auch für das Plus neben dem Postfach, über das eine, aber auch mehrere Markierungen für die Konversation vergeben werden können.

Rechts oben findest du dann drei weitere Symbole: über den Briefumschlag kann die Nachricht abgeschlossen oder wieder geöffnet werden, über die Person mit dem Plus kann ein Mitarbeiter zugewiesen werden, und über die drei Punkte kannst du Nachrichten als ungelesen markieren, archivieren oder als Spam kennzeichnen.

Im Chatverlauf sind ebenfalls einige spannende Informationen aufgelistet. So werden alle Anpassungen wie Mitarbeiterzuweisungen, Änderungen des Postfachs, oder eine Markierung als Spam hier getrackt, wobei auch immer der Name des Mitarbeiter zu finden ist, der die Anpassung vorgenommen hat.

An den einzelnen Nachrichten können außerdem weitere Informationen dazu geöffnet werden, wann eine Nachricht versendet oder geöffnet wurde. Auch eventuelle Fehlermeldungen werden hier angezeigt, oft erlauben diese schon Rückschlüsse darauf, warum eine Nachricht fehlgeschlagen ist. Solltest du dir mal nicht sicher sein, warum eine Nachricht nicht versendet werden konnte, wende dich gerne an unseren Support.

Nun ist es aber vor allem spannend, wie auf die Nachrichten geantwortet werden kann und welche Zusatzfunktionen Mateo hier bietet. Grundsätzlich werden Nachrichten immer über das Textfeld im unteren Abschnitt des Chatfensters beantwortet.

Innerhalb des 24 Stunden Fensters kann dort einfach der gewünschte Text eingegeben und danach versendet werden. Ist das nicht der Fall, erscheint das Fenster zunächst ausgegraut und Mateo fordert zur Auswahl einer Vorlage auf. Eine Anleitung mit Video hierzu findest du in diesem Artikel.

Natürlich kannst du auch innerhalb eines 24 Stunden Fensters Nachrichtenvorlagen verwenden, zum Beispiel für häufig gestellte Fragen oder um Bewertungen anzufragen.

Neben der standardmäßigen Antwort per Text kannst du deine Nachricht über die Symbole rechts der Vorlagen erweitern. Über das “T” können Textbearbeitungsfunktionen geöffnet werden, mit denen ein markierter Text zum Beispiel fettgedruckt oder kursiv versendet werden kann.

Über die Büroklammer können Dateien ausgewählt und der Nachricht angehängt werden. Hier sind verschiedene Bild- und Videoformate, aber auch Dateianhänge im PDF-Format (und viele weitere) möglich. Sprachnachrichten können über das Mikrofon daneben aufgenommen werden.

Damit die Nachricht etwas freundlicher aussieht, kannst du aus den Emojis wählen, die du auch aus der privaten WhatsApp Nutzung kennst. Außerdem kann über den Stift rechts eine in den persönlichen Einstellungen hinterlegte Signatur angelegt werden.

Wenn die Nachricht steht, kann sie über den dunklen Senden-Button rechts unten entweder direkt versendet, oder geplant werden. So kannst du auch früh am Morgen oder spät am Abend Nachrichten beantworten, die zu deiner Wunschzeit versendet werden.

Um bei Zuweisung eines Mitarbeiters einen Kommentar im Chat zu hinterlegen, kannst du oben zwischen dem Chat und Kommentar wechseln. Hier kann dann ein interner Kommentar verfasst werden, der nicht mit dem Kunden geteilt wird.