Aufbau

In der Inbox findest du nicht nur alle Nachrichten, die an dich gesendet werden, sondern auch viele hilfreiche Funktionen, um diese effektiv zu verwalten und einfach zu beantworten.

Im Grunde ist die Inbox in vier Segmente aufgeteilt: das Filtermenü links, die Nachrichtenliste rechts daneben, gefolgt vom Chatfenster und der Kontaktübersicht ganz rechts. Wie du die Funktionen der Inbox bestmöglich nutzen kannst, erklären wir dir im nächsten Artikel.

Auf der linken Seite der Inbox-Ansicht befindet sich das Filtermenü. Wie der Name schon vermuten lässt, kann hier eingestellt werden, welche Nachrichten im Posteingang des jeweiligen Nutzers angezeigt werden, abhängig von den ausgewählten Postfächern und Unterhaltungen.

Unten in der Liste findest du die Möglichkeit, bestimmte Mitarbeiter und Markierungen anzupinnen. So kannst du weiter zuverlässig alle Nachrichten verwalten, auch wenn die entsprechenden Mitarbeiter mal krank sind oder sich im Urlaub befinden.

Oben befindet sich zudem der Reiter “Mir Zugewiesen”, über den jeder Mitarbeiter die ihm zugewiesenen Nachrichten abarbeiten kann.

Mit einem Klick auf “Neue Nachricht” öffnet sich ein Nachrichtenkopf im Chatfenster, in dem eine neue Nachricht über den Kanal deiner Wahl versendet werden kann. Dabei gilt zu beachten, dass der Kontakt, der die Nachricht empfangen soll, am besten bereits vorher angelegt wurde und die DSGVO-Zustimmung besteht.

Im zweiten Abschnitt der Inbox befindet sich die Nachrichtenliste, welche wiederum in Suchleiste, Bearbeitungsstatus und die Nachrichten selbst aufgeteilt ist. Über die Suchleiste kannst du sowohl nach Namen und Nummern, als auch nach Nachrichteninhalten suchen. Zusätzlich kannst du die Inbox über das Feld rechts neben der Suchleiste filtern, um dir nur die ungelesenen Chats anzeigen zu lassen.

Direkt unter der Suchleiste ist die Nachrichtenliste in Offen und Geschlossen aufgeteilt. Dadurch ist jederzeit erkennbar, welche Chats noch zugewiesen und beantwortet werden müssen, du kannst dir die offenen Konversationen also wie eine To-Do Liste vorstellen.

Außerdem kannst du darunter die Sortierung ändern und nach den neuesten/ältesten Nachrichten, oder aber der kürzesten Sitzungszeit sortieren. Letzteres ist aufgrund des 24-Stunden-Fensters besonders für WhatsApp Nachrichten hilfreich.

Über den größten Teil der Nachrichtenliste erstrecken sich natürlich die Nachrichten selbst. Rund um den Nachrichtentext befinden sich auch direkt die wichtigsten Informationen zur Nachricht: Absender, Nachrichtenkanal, Postfach, zugewiesener Mitarbeiter & Markierung, und eine Visualisierung der Sitzungszeit.

Eine Spalte weiter befindet sich das Chatfenster, in dem nicht nur die eingegangenen Nachrichten beantwortet werden, sondern das auch mit vielen hilfreichen Features ausgestattet ist.

So können hier in der Kopfleiste das Postfach, Markierungen und Mitarbeiterzuweisungen angepasst werden, aber die Nachricht auch als Spam markiert werden.

Zusätzlich gibt es im Chatverlauf Informationen zu diesen Anpassungen, sowie eine Vielzahl an Funktionen am Textfeld, in dem die Nachricht später beantwortet werden kann. Eine umfassende Übersicht gibt es im nächsten Artikel hier in unserer Akademie.

Ganz rechts findest du dann eine Übersicht über die wichtigsten Informationen zum Kontakt, mit dem die ausgewählte Konversation geführt wird. Die vollständigen Kontaktdetails können ganz oben über den entsprechenden Text geöffnet werden.

Direkt darunter befinden sich die Informationen zu den am Kontakt hinterlegten Nachrichtenkanälen, also die Handynummer für WhatsApp & SMS, sowie die Mailadresse.

Als nächstes sind die Marketing Zustimmungen zu sehen, die der Kontakt vergeben, aber auch abgelehnt hat. So erhältst du einen direkten Überblick darüber, ob du diesem Kontakt Marketing-Nachrichten zusenden darfst, oder vorher noch seine Zustimmung anfragen solltest.

Auch die Anzahl der Bewertungs- und Opt-In Anfragen zeigen direkt an, ob du diese Person bereits dazu eingeladen hast, die Zustimmung zum Newsletter zu geben, oder dein Unternehmen auf Google zu bewerten. Zu häufige Anfragen können vom Kontakt als Spam aufgefasst werden.

Ganz unten findest du dann noch die Option, einen Notiz für den ausgewählten Kontakt zu hinterlegen. Ist dies bereits geschehen, sind die Notizen auch direkt darüber aufgelistet. Anwendungsfälle für die Notizen sind generelle Informationen zum Kontakt, zum Beispiel Kundennummern oder Shopping-Vorlieben.