Nachrichtenvorlagen

Nachrichtenvorlagen helfen dir dabei, schnell auf die häufigsten Anfragen in deinem Unternehmen zu antworten. Zudem hat WhatsApp eine globale Richtlinie, nach der du auf WhatsApp Nachrichten nur innerhalb eines 24h-Zeitfensters frei antworten kannst. Nach diesen 24h benötigst du eine von WhatsApp freigegebene Nachrichtenvorlage, um auf eine Nachricht zu antworten. So wird vermieden, dass betrügerische Unternehmen ungewünschte Nachrichten versenden.

Wenn du deine Kontakte proaktiv über WhatsApp anschreiben möchtest, dann ist ebenfalls eine Nachrichtenvorlage erforderlich. Aber keine Angst, dank unseren Platzhaltern kannst du die Vorlage um dynamische Felder erweitern, die du bei jeder Benutzung anders ausfüllen kannst, sodass du nach wie vor genug Flexibilität in deinen Nachrichten hast.

Um eine neue Nachrichtenvorlage anzulegen, klicke links auf den Menüpunkt "Nachrichtenvorlagen". Dort kannst du dann oben rechts auf "Hinzufügen" klicken, oder eine Vorlage aus unserer Vorlagengalerie wählen - weitere Informationen dazu findest du weiter unten in diesem Artikel.

Wähle zunächst einen passenden Namen und die Sprache deiner Nachrichtenvorlage aus. Der Name des Templates sollte zum Inhalt passen und für dich schnell wieder identifizierbar sein. Meta überprüft auch den Namen der Vorlage, wir empfehlen daher, auf Sonderzeichen, Emojis, und Satzzeichen zu verzichten.

Wähle dann den Nachrichtentyp aus. Alltägliche Themen wie Supportanfragen und Terminmanagement sind unter “Transaktional” abgedeckt, während Werbeaktionen, Updates zu neuen Produkten, oder Einladungen zu Veranstaltungen unter “Marketing” fallen.

Die anderen Kategorien werden für spezifische Anwendungsfälle verwendet und werden grundsätzlich seltener notwendig. Eine Übersicht findest du in dieser Tabelle.

Der Aufbau der Vorlage in Mateo ist genau so, wie die Vorlage später auch in WhatsApp erscheinen wird. Ganz oben findest du deswegen die Möglichkeit, einen Betreff oder Medien hinzuzufügen.

Gerade für Kampagnen empfiehlt sich die Verwendung einer passenden Grafik oder eines kurzen Videos. Klicke dafür einfach auf “Medien hochladen” und wähle dir gewünschte Datei direkt auf deinem PC aus. Auch PDFs können angehängt werden.

Wenn du kein passendes Bild hast, kannst du im Betreff eine fettgedruckte Überschrift hinzufügen, die zu deiner Vorlage passt. Gerade bei Vorlagen, die nicht zu Marketingzwecken verwendet werden sollen, ist oft aber gar keine Überschrift oder Grafik notwendig.

Formuliere jetzt deinen Nachrichtentext, den du mit Emojis und variablen Feldern (Würfel unter dem Textfeld) ergänzen kannst. Zusätzlich kannst du Text hier als fett, kursiv, unterstrichen und durchgestrichen markieren.

Indem du Kundenfelder hinzufügst, können Werte aus deinen Kontakten automatisch in den Text übernommen werden. “Kontaktname” ergänzt zum Beispiel automatisch den jeweiligen Vor- und Nachnamen des Kontaktes, du kannst aber auch eigene Werte wie Kundennummer, Bonusguthaben, etc. verwenden, wenn diese an den Kontakten hinterlegt wurden.

Mit Platzhaltern kannst du dynamische Inhalte einfügen, um auch außerhalb des 24h Fensters noch individuell antworten zu können. In der späteren Verwendung kann der Platzhalter dann vor Versand der Nachricht passend ausgefüllt werden.

Die Fußzeile ermöglicht einen etwas unauffälligeren Text, der vor allem für rechtlich unumgängliche Informationen wie die Möglichkeit zur Abmeldung vom Newsletter hilfreich ist. Auch Aktionszeiträume können hier elegant verpackt werden.

Buttons hingegen können sowohl bei transaktionalen, als auch bei Marketing-Nachrichten sehr sinnvoll sein. Hierbei kannst du zwischen Aktionsbuttons, die zu einer Website oder einer Telefonnummer verlinken, und Schnellantworten wählen. Schnellantworten bieten dir die Möglichkeit, deinen Kunden Antworten vorgeben zu können, was für Opt In Anfragen & Bestätigungen, oder aber Vorqualifizierung von Anfragen genutzt werden kann.

Stelle zuletzt sicher, dass du die WhatsApp Verifizierung (wenn benötigt) anfragst und klicke auf "Bestätigen". Bei Nachrichtenvorlagen für den Autoresponder ist dies nicht notwendig, da diese Nachrichten immer innerhalb des 24h-Fensters versendet werden.

WhatsApp überprüft die Vorlage dann, in der Regel dauert die Verifizierung auch nur wenige Sekunden. Du kannst den aktuellen Verifizierungsstatus immer in der Übersicht der Nachrichtenvorlagen einsehen. Sollte die Verifizierung mal länger dauern, kontaktiere bitte unseren Support.

Du möchtest deine Nachricht nicht komplett selbst verfassen, sondern benötigst ein bisschen Inspiration? Dafür findest du rechts oben in den Nachrichtenvorlagen unsere Vorlagengalerie!

Dort kannst du dir für quasi alle Anwendungsfälle eine passende Vorlage aussuchen, diese individualisieren, und wenige Minuten später bereits an deine Kontakte senden.

Links oben wird die Branche angezeigt, die du in der Profileinstellungen hinterlegt hast, du kannst diese aber auch ändern, um Vorlagen aus anderen Branchen zu entdecken. Zusätzlich kannst du links die Vorlagenkategorie auswählen, oder oben über die Suchleiste nach bestimmten Schlagwörtern suchen.

Wenn dir eine Vorlage fehlt, melde dich gerne mit deinen Vorschlägen bei unserem Support!

Um Nachrichtenvorlagen in WhatsApp verwenden zu können, müssen diese von Meta überprüft und freigegeben werden. Damit deine Vorlagen nicht abgelehnt werden, solltest du nach Möglichkeit keine sensiblen Themen, wie zum Beispiel Gewalt oder das Erheben von Kontodaten thematisieren.

Zudem solltest du die Nachricht der richtigen Kategorie zuordnen. Der Algorithmus von Meta filtert Nachrichten aus falschen Kategorien recht zuverlässig aus und lehnt diese ab. Auch wenn zu viele Platzhalter auf zu wenig fixen Text kommen, werden die Vorlagen oft abgelehnt.

Sollte mal eine Vorlage abgelehnt werden, lösche diese einfach und reiche die Vorlage mit leicht verändertem Text ein, am besten natürlich angelehnt an die Tipps in diesem Artikel.

Nun sollen die Nachrichtenvorlagen aber nicht nur akzeptiert werden, sondern auch schön aussehen. Dadurch animierst du deine Kunden und Gäste zur Interaktion und stellst so eine engere Bindung zu ihnen her. Dafür musst du verstehen, dass WhatsApp einen völlig anderen Kommunikationsweg bietet, als beispielsweise die klassische E-Mail. Dort sendet man längere Texte, meist in einem recht professionellen Umgangston, die klar durch Absätze strukturiert sind.

Während Absätze, sowie eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik, auch bei WhatsApp-Nachrichten unverzichtbar sind, kann hier spielerischer geschrieben werden - abhängig von deiner Kundengruppe natürlich. Der sinnvolle Einsatz von Emojis, in generell eher kürzeren Nachrichten, passt perfekt zur Rolle von WhatsApp als Plattform zum alltäglichen Austausch mit Freunden und Familie.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass der Unternehmensaccount gepflegt wirkt, und dass die gesendeten Nachrichten keine Fehler enthalten und auf die Zielgruppe angepasst sind - die zwar oft jünger ist, aber trotzdem professionellen Service erwartet.