Nachrichtenvorlagen

Nachrichtenvorlagen helfen Ihnen dabei, schnell auf die häufigsten Anfragen in Ihrem Unternehmen zu antworten. Zudem hat WhatsApp eine globale Richtlinie, nach der Sie auf WhatsApp Nachrichten nur innerhalb eines 24h-Zeitfensters frei antworten können. Nach diesen 24h benötigen Sie eine von WhatsApp freigegebene Nachrichtenvorlage, um auf eine Nachricht zu antworten. So wird vermieden, dass betrügerische Unternehmen ungewünschte Nachrichten versenden.

Wenn Sie Ihre Kontakte proaktiv über WhatsApp anschreiben möchten, dann ist ebenfalls eine Nachrichtenvorlage erforderlich. Aber keine Angst, dank unseren Platzhaltern können Sie die Vorlage um dynamische Felder erweitern, die Sie bei jeder Benutzung anders ausfüllen können, sodass Sie nach wie vor genug Flexibilität in Ihren Nachrichten haben.

Um eine neue Nachrichtenvorlage anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Nachrichtenvorlagen". Klicken Sie dort dann oben rechts auf "Hinzufügen".

Geben Sie zunächst unter "Name" einen Namen für Ihre Nachrichtenvorlage an. Der Name des Templates sollte passend zum Inhalt ausgewählt und für Sie schnell wieder identifizierbar sein. Meta überprüft auch den Namen der Vorlage, wir empfehlen daher, auf Sonderzeichen, Emojis, und Satzzeichen zu verzichten.

Als Kategorie wählen Sie das passendste Themengebiet aus - in den meisten Fällen im Alltagsgeschäft wird "Transaktional" gut auf Ihren Anwendungsfall passen.

Zusätzlich können Sie Ihre Nachrichtenvorlage mit Betreff, Kopf- und Fußzeile und Buttons erweitern, was vor allem für Kampagnen spannende Möglichkeiten bietet.

Als Header der Nachricht kann entweder ein Betreff, also eine Überschrift, hinzugefügt werden, oder eine Datei in der Kopfzeile. Hier sind sowohl Bilder und Videos, als auch PDFs möglich.

Die Fußzeile ermöglicht einen etwas unauffälligeren Text, der vor allem für rechtlich unumgängliche Informationen wie die Möglichkeit zur Abmeldung vom Newsletter hilfreich ist. Beim Verfassen von transaktionalen Nachrichtenvorlagen raten wir Ihnen eher davon ab, Dateien oder Überschriften zu verwenden, da dies schnell nach Werbung oder Spam aussehen kann.

Buttons hingegen können sowohl bei transaktionalen, als auch bei Marketing-Nachrichten sehr sinnvoll sein. Hierbei können Sie zwischen Aktionsbuttons, die zu einer Website oder einer Telefonnummer verlinken, und Schnellantworten wählen. Schnellantworten bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden Antworten vorgeben zu können, was für Opt In Anfragen & Bestätigungen, oder aber Vorqualifizierung genutzt werden kann.

Formulieren Sie nun ihren Nachrichtentext, den Sie mit Emojis und variablen Feldern (Würfel unter dem Textfeld) ergänzen können. Indem Sie Kundenfelder hinzufügen, können Werte aus Ihren Kontakten automatisch übernommen werden. “Name” ergänzt zum Beispiel automatisch den jeweiligen Vor- und Nachnamen des Kontaktes.

Mit Platzhaltern können Sie dynamische Inhalte einfügen, beispielsweise Kunden-/Bestellnummern, Uhrzeiten, oder Preise. In der späteren Verwendung kann der Platzhalter dann vor Versand der Nachricht passend ausgefüllt werden.

Stellen Sie zuletzt sicher, dass Sie die WhatsApp Verifizierung anfragen und klicken Sie auf "Bestätigen". Bei Nachrichtenvorlagen für den Autorespondern ist dies nicht notwendig, da diese Nachrichten immer innerhalb des 24h-Fensters versendet werden.

Um Nachrichtenvorlagen in WhatsApp verwenden zu können, müssen diese von Meta überprüft und freigegeben werden. Damit Ihre Vorlagen nicht abgelehnt werden, sollten Sie nach Möglichkeit keine sensitiven Themen, wie zum Beispiel Gewalt oder das Erheben von Kontodaten thematisieren.

Zudem sollten Sie die Nachricht der richtigen Kategorie zuordnen. Der Algorithmus von Meta filtert Nachrichten aus falschen Kategorien recht zuverlässig aus und lehnt diese ab. Auch wenn zu viele Platzhalter auf zu wenig sonstigen Text kommen, werden die Vorlagen oft abgelehnt.

Sollte mal eine Vorlage abgelehnt werden, löschen Sie diese einfach und reichen Sie die Vorlage mit leicht abgeändertem Text ein, am besten natürlich angelehnt an die Tipps in diesem Artikel.

Nun sollen die Nachrichtenvorlagen aber nicht nur akzeptiert werden, sondern auch schön aussehen. Dadurch animieren Sie Ihre Kunden und Gäste zur Interaktion und stellen so eine engere Bindung zu ihnen her. Dafür muss man verstehen, dass WhatsApp einen völlig anderen Kommunikationsweg bietet, als beispielsweise die klassische E-Mail. Dort sendet man längere Texte, meist in einem recht professionellen Umgangston, die klar durch Absätze strukturiert sind.

Während Absätze, sowie eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik, auch bei WhatsApp-Nachrichten unverzichtbar sind, kann hier spielerischer geschrieben werden - abhängig von Ihrer Kundengruppe natürlich. Der sinnvolle Einsatz von Emojis, in generell eher kürzeren Nachrichten, passt perfekt zur Rolle von WhatsApp als Plattform zum alltäglichen Austausch mit Freunden und Familie.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass der Unternehmensaccount gepflegt wirkt, und dass die gesendeten Nachrichten keine Fehler enthalten und auf die Zielgruppe angepasst sind - die zwar oft jünger ist, aber trotzdem professionellen Service erwartet.