Nachrichtenkanäle

Nachdem Sie Ihre Accounts angebunden haben, können Sie unter "Nachrichtenkanäle" die jeweiligen Kommunikationskanäle hinzufügen. Klicken Sie dafür auf das Plus und wählen Sie den gewünschten Kanaltyp aus. Wir beginnen zunächst mit Facebook und Instagram.

Sowohl bei Facebook als auch bei Instagram öffnet sich nun das folgende Pop-Up Fenster, in dem Sie Ihren Meta Account und die entsprechende Facebook oder Instagram Seite auswählen. Wenn Sie mehrere Seiten anbinden möchten, dann können Sie diese nach und nach einzeln hinzufügen.

Unter Postfach können Sie den Kanal einem Postfach zuordnen, in das die Nachrichten fließen sollen. Klicken Sie zum Abschließen auf "Bestätigen".

Für die Anbindung eines E-Mail-Kanals muss zuvor kein Account angelegt werden. Klicken Sie wieder auf das Plus und wählen Sie dann die Option "E-Mail" aus. Tragen Sie anschließend Ihre E-Mail Adresse ein, wählen Sie das gewünschte Postfach aus und klicken Sie auf “Bestätigen”.

Daraufhin geht ein Pop-Up Fenster auf, in dem Sie Ihren E-Mail Anbieter auswählen können. Sollte Ihr E-Mail Anbieter hier nicht erscheinen, dann klicken Sie auf "See all providers".

Sollte Ihr Anbieter auch in der folgenden Liste nicht erscheinen, dann klicken Sie auf "Custom IMAP settings".

Hier können Sie die E-Mail Serverdaten von Ihrem Anbieter angeben. Tragen Sie unter “Passwort” ihr E-Mail Passwort und unter “IMAP-/SMTP-Host” den entsprechenden IMAP oder SMTP Link ein. Diesen finden Sie, indem Sie Ihren Anbieter und IMAP/SMPT Zugangsdaten googeln.

Klicken Sie anschließend auf “Login”. Ihre E-Mail Adresse ist jetzt angebunden.

Die Anbindung von WhatsApp oder SMS nehmen wir für Sie vor. Sobald diese Kanäle angebunden sind, können Sie diese noch konfigurieren. Wenn die Anbindung einer neuen SMS Nummer gewünscht wird, können Sie vorher unter “Unternehmensverifizierung” in den Mateo Einstellungen bereits einen Handelsregisterauszug hochladen. Bitte verwenden Sie dafür den Chronologischen Abdruck, diesen können Sie auch jederzeit unter https://www.handelsregister.de/rp_web/welcome.xhtml herunterladen.

Über den QR Code-Button oben rechts am Nachrichtenkanal erhalten Sie einen QR Code, mit dem Ihre Kunden direkt auf dem entsprechenden Nachrichtenkanal landen. Das ist vor allem für WhatsApp praktisch. Sie können diesen QR Code zum Beispiel auf Flyer, Plakate, oder Rechnungen drucken, wodurch Ihre Kunden mit nur einem einfachen Scan direkt im Chat mit Ihnen landen.

Direkt am QR-Code können Sie auswählen, ob Ihr Organisationsbild in der Mitte angezeigt werden soll. Zudem kann ein Nachrichtentext aufgesetzt werden, der nach dem Scannen als Vordruck für Ihre Kunden erscheint, um die Kommunikation weiter zu vereinfachen. Über "Herunterladen" können Sie sich den QR Code abspeichern und frei verwenden.

Abhängig von Ihren hinterlegten Öffnungszeiten können Sie auch einen Autoresponder einstellen. Mit dem Autoresponder können Sie Ihren Kunden automatisiert eine erste Nachricht nach deren Kontaktaufnahme senden.

Hier empfiehlt es sich, den Kunden während der Öffnungszeiten bereits kurz für Ihre Nachricht zu danken und eine zeitnahe persönliche Antwort in Aussicht zu stellen, außerhalb der Öffnungszeiten kann beispielsweise direkt um erneute Kontaktaufnahme gebeten werden.

Legen Sie für beide Situationen eine neue Nachrichtenvorlage an, die diese Inhalte abdeckt. Sie können hierbei natürlich ebenfalls mit dem automatisierten Namensfeld arbeiten, eine Verifizierung durch WhatsApp ist nicht notwendig, da die Nachricht immer innerhalb des 24h-Fensters gesendet wird.

Wenn Sie Ihre WhatsApp-Nummer in Posts und Werbungen auf Social Media einbinden wollen, finden Sie direkt am jeweiligen Nachrichtenkanal auch einen Click2WhatsApp-Link, der in den Posts ergänzt werden kann. Wie das funktioniert erklären wir Ihnen hier.