Teams & Postfächer – Hellomateo

In dieser Lektion lernst du, wie du Postfächer und Teams einrichten kannst. Mit Teams und Postfächern hast du die Möglichkeit, Nachrichten zu strukturieren und den richtigen Personen in deinem Unternehmen zuzuordnen.

Was sind Teams und Postfächer?

Ein Team kann dabei mehreren Postfächern zugeordnet sein. Postfächer können zum Beispiel Abteilungen, aber auch Standorte sein. Ein Postfach könnte zum Beispiel “Marketing”, “Service” oder “Vertrieb” sein, aber auch ein Standort wie z.B. “Berlin Zentrale” oder “Berlin Charlottenburg”.

Teams

Gehe in den Einstellungen auf den Menüpunkt "Teams" und klicke dort auf Team erstellen.

Wähle jetzt einen Namen für dein Team. Dies kann entweder der Name des Unternehmens-Standortes sein, oder der funktionelle Name des Teams in deinem Unternehmen. Zudem kannst du ein passendes Emoji auswählen, damit du deine Teams in der Inbox besser unterscheiden kannst.

Auf der nun angezeigten Teamseite kannst du alle gewünschten Mitarbeiter in das Team einladen. Klicke dafür unter Mitglieder auf Teammitglied hinzufügen.

Postfächer

Im nächsten Schritt legen wir nun die Postfächer an. Klicke dafür auf Postfach und dann wieder auf Add Inbox.

Lege zunächst einen Namen für das Postfach fest. Dieser kann entweder einer Abteilung im Unternehmen entsprechen, oder aber dem Nachrichtenkanal der hier angebunden werden soll (z.B. WhatsApp Berlin). Die Namenswahl ist völlig flexibel, du kannst deine Teams individuell nach deinen Wünschen benennen.

Im nächsten Schritt kannst du eines oder mehrere Teams hinzufügen, die auf dieses Postfach zugreifen können sollen.

Vollständiger Zugriff: Wenn ein Team den Vollständigen Zugriff hat, kann jeder in diesem Team alle Nachrichten sehen und beantworten.

Nur Posteingang: Diese Einstellung eignet sich für Teams oder Mitarbeiter, die keinen Einblick in die Nachrichteninhalte haben sollen, jedoch die Möglichkeit benötigen, Nachrichten aus ihrem Postfach in ein anderes Postfach zu verschieben. Füge das Team hierfür dem entsprechenden Postfach hinzu und wähle die Einstellung „Nur Posteingang“.

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Beispiel: Bei Standorten in Berlin und München erhält jeder Standort ein Team, das vollen Zugriff auf das Postfach des eigenen Standorts erhält. Für das Postfach des anderen Standorts wir “Nur Posteingang” vergeben, um Nachrichten dorthin verschieben zu können.

Nun kannst du dem Postfach Nachrichtenkanäle hinzufügen. Klicke hierzu unter "Nachrichtenkanäle" auf "Hinzufügen" und wähle die gewünschten Kanäle aus.

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Achte darauf, dass jedem erstellten Team mindestens ein Postfach zugewiesen wurde, und dass jedes Postfach mit mindestens einem Nachrichtenkanal verbunden wurde!

Für Teams und Postfächer besteht kein Limit, du kannst dementsprechend beliebig viele für dein Unternehmen anlegen. Meistens reicht es aber, ein Postfach pro Nachrichtenkanal zu verwenden.