Kontakte importieren

Damit der Kontaktimport fehlerfrei funktioniert, empfehlen wir, die Daten mit Hilfe unserer Tabellenvorlage vorzubereiten. Diese enthält ein Beschreibung aller notwendigen Spalten, eventueller Zusatzfelder und Berechtigungen.

Überprüfe vor dem Import bitte, ob alle Namen korrekt aufgeführt sind, vor allem im Bezug auf Umlaute, Groß-Kleinschreibung oder Sonderzeichen.

Mails und Nachrichten können nur korrekt versendet werden, wenn die E-Mail-Adressen und Telefonnummern deiner Kontakte passend hinterlegt wurden. Hierbei ist es besonders wichtig, dass keine Duplikate vorhanden sind, da die Empfänger sonst nicht klar zugewiesen werden können. Eine Anleitung zum Finden und Entfernen doppelter Werte in Excel findest du hier.

Da unsere Mateo Lösung DSGVO-konform arbeitet, können Nachrichten nur versendet werden, wenn die entsprechende Zustimmung dafür besteht. Diese kann auf folgenden Grundlagen beruhen:

In den meisten Fällen besteht bereits eine dieser Berechtigungen. Wähle für alle Nachrichtenkanäle, die in Mateo importiert werden sollen, welche Berechtigung auf deine Kunden zutrifft, und der Kontaktaufnahme steht nichts mehr im Wege.

Falls in der Vergangenheit bereits Marketing-Zustimmungen für einen Kanal eingesammelt wurden, können auch diese beim Import hinterlegt werden. Hier sollte aber äußert gewissenhaft gehandelt werden, da der Versand von Marketingnachrichten ohne vorherige Zustimmung strafbar ist!

Öffne die Kontaktübersicht in Mateo und wähle über die drei Punkte in der rechen oberen Ecke den Menüpunkt Importieren.

Wähle hier die zu importierende Datei aus. Bitte stelle sicher, dass die Datei im CSV Format vorliegt, andere Dateiformate können jederzeit in Programmen wie Microsoft Excel oder Google Sheets umgespeichert werden.

Nach dem Upload der Datei können die enthaltenen Spalten mit den Kontaktfeldern aus Mateo zusammengeführt werden. Überflüssige Spalten aus der Tabelle können hier auch gelöscht werden, alle benötigten Kontaktfelder sollten im Voraus schon erstellt werden.

Mateo prüft im Hintergrund, ob die Felder valide importiert werden können. Eventuelle Fehler könne direkt in der Tabelle korrigiert werden, wir empfehlen hier dringend, nochmal alle Felder zu überprüfen um die Kontakte nicht fehlerhaft in den Account zu laden.

Wenn Telefonnummern in unterschiedlichen Formaten vorhanden sind, kann es dazu kommen, dass Vorwahlen doppelt aufgeführt werden. Überprüfe das am Besten nochmal, indem du nach “+4949”, oder “+490” suchst, und passe die Kontakte gegebenenfalls nochmal an.

Danach kann der Uploadprozess gestartet werden! Meistens sind die Daten schon nach wenigen Sekunden im Account, bei längeren Listen kann dies auch etwas länger dauern.